5.  Zoekplan

In de voorgaande paragrafen zijn de belangrijkste basisingrediënten aangedragen die nodig zijn om succesvol informatie te zoeken. Kennis van soorten informatiebronnen, van informatiecollecties en zoekhulpmiddelen, van zoektechnieken en zoekmethodes. In de juiste combinatie moeten die uiteindelijk tot bevredigende resultaten leiden. Gezien de vele keuzes die je in het hele zoektraject moet maken, moet daar wel een zoekplan aan ten grondslag liggen. Zeker voor een heel diepgaand informatieonderzoek, maar toch ook wel – in eenvoudiger vorm – voor wat oppervlakkiger of oriënterend onderzoek. Een dergelijk zoekplan is in feite een soort “plan van aanpak”, zoals je dat voor elke activiteit, elk onderzoek of elk project moet maken. Een zoekplan is echter wel specifiek toegespitst op de stappen die bij een informatieonderzoek een rol spelen. In feite is het een stappenplan. De opeenvolging van al die stappen mag je dan de uiteindelijke zoekstrategie noemen. Zoals bij elk “plan van aanpak” geeft het zoekplan structuur aan het hele zoektraject, biedt het duidelijkheid en kadert het in. 

5.1      Stap 1: Afbakening en aard van de vraag  

Eerder werd al ingegaan op het belang van een goede afbakening van je zoekvraag. Daar werd ook een voorbeeld gegeven. Dat illustreerde dat je meestal 

vanuit een breed kader beginnend, in een soort trechtervorm, de vraag steeds specifieker zult omschrijven. Zo kom je als het ware tot een steeds preciezer “filter”, 

dat in een ideale situatie alleen nog relevante informatie zou moeten doorlaten. 

Naast deze inhoudelijke afbakening dien je vast te leggen wat de aard en de bedoeling van de vraag zijn. Of het oriënterend of diepgaand is, hoe volledig het zoekresultaat moet zijn, van welk niveau de te vinden informatie moet zijn, wetenschappelijk of juist meer populair, of heel recente of juist ook oudere informatie nodig is, enzovoort. Wat het doel van de informatie is, of het nodig is voor een strategische beslissing (zoals financiering of overname van een bedrijf), voor een concurrentieanalyse of voor een reclamecampagne, als achtergrond voor een tv-interview of voor een documentaire, voor interpretatie van een eigen onderzoek of voor het schrijven van een degelijk achtergrondartikel voor een kwaliteitskrant. 

Voorts is het nuttig te inventariseren wat je al weet: 

• Ken je al publicaties over het onderwerp? 
• Ken je auteurs die hierover gepubliceerd hebben? 
• Ken je mensen die er verstand van hebben? 
• Ken je instellingen die er onderzoek naar doen?
  

Zolang de vraagstelling niet duidelijk gespecificeerd is en die achtergrondvragen niet zijn beantwoord, kunnen de volgende stappen in het zoekproces nog niet worden uitgevoerd en zelfs nog niet in detail worden gepland. Deze stap moet dus al zijn uitgevoerd voor de rest van het zoekplan in meer detail kan worden uitgewerkt. 

5.2      Stap 2: Te gebruiken bronnen en systemen

De inhoudelijke afbakening en de aard en bedoeling van de zoekvraag vormen de basis voor de keuze van te gebruiken bronnen en zoeksystemen. De aard van de informatievraag bepaalt of we op zoek gaan naar “literatuur over”, naar harde gegevens, naar statistieken, naar productinformatie e.d. Dat bepaalt ook of we krantenberichten als bron willen gebruiken of dat we in bronnen met wetenschappelijke literatuur moeten zoeken, of we boeken met uitgekristalliseerde kennis en opvattingen willen vinden of artikelen met de laatste misschien nog speculatieve onderzoeksresultaten. Op grond daarvan bepalen we in welke informatiecollecties we verwachten de grootste kans op succes te hebben om de gezochte soort informatie te vinden. En zo kunnen we uiteindelijk een keuze maken voor de zoeksystemen die we hiervoor willen gebruiken.

In het zoekplan wordt al zo goed mogelijk vastgelegd hoe je dit denkt aan te pakken. Uiteraard zul je in de uitvoering van het zoekplan flexibel moeten zijn. Wanneer je daarbij merkt dat bepaalde bronnen en zoeksystemen niet het resultaat opleveren dat je gehoopt had, terwijl een kijkje in een systeem waarvan je geen hoge verwachtingen had toch veelbelovend blijkt, dan zul je uiteraard je plan alsnog moeten aanpassen. Overigens zouden in een heel degelijk zoekplan dergelijke "noodscenario's" zelfs al voorzien moeten zijn.

5.3      Stap 3: Te gebruiken zoekwoorden 

De afgebakende vraagstelling uit stap 1 moet je vertalen in concepten, die je bijvoorbeeld in een bouwsteenmethode zou kunnen gebruiken (zoals beschreven in paragraaf 3.3.1). Bedenk bij die concepten al mogelijke zoekwoorden. Denk daarvoor aan synoniemen, aan specifiekere deelbegrippen en bijvoorbeeld ook aan namen van producten, technieken, personen, bedrijven e.d. die kenmerkend kunnen zijn voor onderdelen van je zoekvraag. Vertaal de woorden zo nodig ook in andere talen wanneer je ook informatie in die talen wilt vinden. Ook in dit deel van je zoekplan zullen tijdens de uitvoering van je zoekproces nog aanvullingen en wijzigingen aangebracht kunnen worden.

5.4      Stap 4: Te gebruiken zoekmethode(n)

Bepaal, mede op basis van je analyse in stap 3, of de vraag zich wel leent voor een bouwsteenmethode (zoals besproken in paragraaf 3.3.2) of dat in dit geval beter een best-match zoekactie (paragraaf 3.3.3) kan worden uitgevoerd. In het eerste geval moeten de in de vorige stap bedachte zoekwoorden zorgvuldig bij de juiste concepten of bouwstenen worden ingedeeld. Probeer ook hier al te bedenken welke acties je zou kunnen ondernemen om je zoekresultaat in te perken, in het geval je veel te veel vindt en de relevantie van het gevonden materiaal erg zou tegenvallen (zie paragraaf 3.3.5). Bedenk anderzijds ook al welke methoden in aanmerking komen in het geval je juist meer wilt vinden. Voorzie je al dat daartoe een bepaald zoekconcept uit de vraag kan worden weggelaten. Of komen wellicht bepaalde sneeuwbal-technieken in aanmerking, omdat je al een goede publicatie hebt die je daarvoor als uitgangspunt kunt nemen (zie paragraaf 3.3.4). Ook hier geldt dat een goede planning en voorbereiding weliswaar het halve werk is, maar dat de uitvoeringspraktijk weerbarstig kan zijn waardoor je je oorspronkelijke planning zult moeten aanpassen. Zoeken is nu eenmaal een in hoge mate interactief proces, zodat je die flexibiliteit moet hebben.

5.5      Stap 5: Beoordeling van de resultaten en selectie van de informatie 

In de voorgaande stappen is al aangegeven dat je ook aanpassingen aan je zoekplan moet voorzien. Tijdens de werkelijke uitvoering van je zoekplan zul je dus al voortdurend je resultaten beoordelen om te zien of je zoekacties inderdaad opleveren wat je gehoopt had, of dat inderdaad aanpassingen nodig zijn. Daarnaast zul je in het zoekplan vaak ook al proberen aan te geven hoe je te werk zult gaan om uit de gevonden artikelen, boeken, websites, rapporten, projectbeschrijvingen en dergelijke, uiteindelijk die publicaties of die gegevens te selecteren die je nodig hebt. De gegevens die je in je rapportage wilt verwerken, de publicaties waarnaar je daarin wilt verwijzen, de projecten die je wilt noemen. In de praktijk zal de kwaliteit van de gevonden informatie daarbij ook een grote rol spelen. Aan methoden en kenmerken voor het beoordelen van de kwaliteit en de betrouwbaarheid van gevonden informatie, hebben we in deze tekst geen aandacht besteed. Dat is een heel afzonderlijk onderwerp dat in andere publicaties uitgebreid aan de orde komt.

5.6      Stap 6: Evaluatie van het zoektraject  

Bedenk ook al hoe je na afloop het hele zoektraject zult evalueren. Wie betrek je erbij om het eindresultaat te beoordelen? Hoe beoordeel je of alle keuzes die je gedaan hebt in je zoekplan en in de concrete uitvoering van je onderzoek gerechtvaardigd waren en het verwachte effect hadden.

5.7      Stap 7: Vastleggen van het zoektraject  

In de meeste gevallen is het van belang om de uitvoering van het hele zoektraject te documenteren. Leg bij de daadwerkelijke uitvoering van alle stappen uit je zoekplan, bijvoorbeeld in een soort logboek, vast dat en hoe ze zijn uitgevoerd. Daarin komen dan zaken te staan zoals:

• in welke bronnen of systemen gezocht is,
• wanneer dat werd gedaan,
• welke zoekvragen en combinaties van zoekwoorden zijn gebruikt,
• wat die opleverden (ook als het niets opleverde),
• hoeveel daarvan nuttig of relevant was voor het onderzoek (ook als niets relevant bleek),
• hoe de zoekvraag werd aangepast,
• wat dat voor effect had,
• en dergelijke.

Zo’n verslaglegging biedt je de mogelijkheid om achteraf nog eens te kijken of je het wel goed had aangepakt en of je geen zinvolle mogelijkheden over het hoofd hebt gezien. Ook kun je op grond hiervan je zoekactie later nog eens overdoen – in de hoop dat intussen nieuwe informatie beschikbaar is gekomen – waarbij je de valkuilen die je eerder was tegengekomen kunt proberen te ontlopen.